¿Qué es la factura electrónica?

Si bien entendemos una factura como un documento detallado sobre la compra y venta de algún bien, o la explicación rigurosa de algún proceso llevado a cabo, ¿Cómo podemos entender en primera instancia sobre qué trata en sí una factura electrónica? Las facturas son comprobantes que se entregan o existen de forma física, mientras que las electrónicas son el perfecto sustituto del papel y son creadas en plataformas digitales.

Aunque esta forma de comprobante electrónica puede resultar ser toda una revolución ante el formato en papel, lo cierto es que no en todos los países es expedida de igual forma y algunas solo se ven limitadas en su uso para fines administrativos de carácter público. Para que una factura de este tipo pueda existir o salir a la luz, debe estar regida bajo las leyes de cada nación, así como también la utilización de una firma electrónica y todos los datos correspondientes para que sea válida ante el usuario que la requiera.

Además de los carácteres legales bajo los que debe estar sustentada, también necesita existir bajo condiciones como el tipo de formato. Los documentos electrónicos son reales gracias a los formatos que lo rigen, los cuales pueden ser en PDF, HTML, XML, DOC., y otros por solo mencionar los más populares o con los que más frecuentamos. En sí, deben funcionar bajo un formato virtual o electrónico.

Cómo se obtiene una factura electrónica

Si una factura común y corriente se otorga a una persona mediante un dispositivo que expulsa el papel con el comprobante de la compra o venta de algún producto, ¿Cómo se expide una de forma electrónica? La razón es más que obvia, debe comunicarse de un dispositivo a otro. Esta transmisión telemática es posible mediante la comunicación de un ordenador con otro, con la finalidad no solo de evitar el uso constante del papel sino de tener una mejor garantía del resguardo sobre cada transacción que se haga y se pueda comprar fácilmente de forma digital.

Qué comprueba realmente su validez

Para comprobar no solo la existencia de la factura electrónica sino su validez es necesario que esta posea su firma digital. Una firma digital hace la misma función que la típica firma creada a puño letra, solo que en este caso su función solo se restringiría a las modalidades electrónicas. Ambas partes, es decir, tanto el emisor como el receptor deben mostrar la garantía o validez del documento al que se está sujeto.

Para que no exista ninguna clase de fraude, en caso de que hubiese una presunción de ello, ambas partes deberían estar conscientes y seguras con la persona que se está haciendo la facturación. Si es necesario utilizar una especie de clave o contraseña para validar la firma digital, se requerirá de esta clase de metodología para comprobar su validez. De igual manera como se hace en muchos casos en el plano físico, también se puede estudiar si la firma digital ha sido falsificada mediante un grafólogo, un experto en reconocer los trazos de una persona.

También hay que entender que en el plano físico como digital, las firmas son únicas por lo que ambas partes deben obligarse a no cambiar la firma de ninguna de sus facturas para no crear confusiones, altercados o simplemente la invalidez del documento en creación. Incluso, existen plataformas digitales que ante cualquier cambio de la firma de alguna de las dos entidades esta prohíbe la transacción al no reconocer la firma como se tenía preestablecida.

Para qué sirve una factura electrónica

Existen transacciones de mucho valor que en el futuro pueda que sea necesario el comprobante del momento en el que se realizó dicha operación. Además, guardar las facturas electrónicas permite mejor un ajuste de cuentas, en caso de declarar los impuestos efectuados al año, especialmente si se trata de empresas. Y aunque solo sea persona natural, una factura electrónica puede ser necesaria en momentos de devolución o en los que simplemente se requiera una constancia de dicho procedimiento.

Cada dato descrito en la factura permite detallar con cautela sobre las condiciones pautadas. Si las operaciones reflejadas en la factura electrónica tienen fecha de caducidad, quizás no vale la pena conservar pero en aspectos generales guardar un documento como este siempre será de suma utilidad.

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